英語での電話対応はこれさえ覚えれば大丈夫!必須表現とコツを電話のSTEPごとに紹介!

英語での電話対応のサムネ

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Taiga

英語講師 / TOEIC975・英検1級・CAE・TOEFL iBT 104・TESOL / 青学 英米文学科⇨立教 異コミュ研究科 / 英語教育学専攻 / 語彙習得を研究中

今回は、仕事で使えるビジネス英語について!電話対応で使う表現を紹介。

電話対応の流れにそって、楽に意思疎通出来る表現とコツを紹介し、最後には困った時の解決方法も説明します。

向こうからかかってきた場合の英語電話対応

まずは、向こうから電話がかかって来て、こちらが受け手の時の鉄板フレーズを紹介します!

英語習得マガジンライターTaiga

Taiga
よく使う表現というだけで、それでないといけない訳ではありません。

紹介する語彙や表現を参考に、他に言いやすい物があればそれを試しても良いでしょう。

①最初の挨拶

Hello. (自分の会社名) How can I help you?

かかってきた電話を取った時はこれが鉄板です。

Helloは一日中使えるので、時間によってGood morningやGood afternoonを調整するより楽な点でオススメです。

その後、用件を聞きたい場合は

May I ask why you are calling?

が丁寧なのでオススメです。

②-A 自分当ての場合

その次の流れとして電話先の人が、

This is  (相手の名前) from (相手の会社名). Can I speak to (貴方の名前), please ? 

と言ってきて、あなたと話したいと分かった場合は

This is (貴方の名前) .

と言えば、「私がそうです。」となります。

それと同じ意味でもお洒落な言い方としては、”Speaking.”があります。

②-B 担当に繋ぐ場合

一方で、挨拶の後に相手が

Can I speak to (別の担当者の名前), please ? 

と言ってきて、話したい人が貴方じゃなかった場合は

Sure. I will transfer you to (その担当者の名前)

と言って繋ぎます。

その担当者がいない場合

英語習得マガジンライターTaiga

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相手が求めた担当者がいなかった場合は、以下の表現が使えます。

「席を外しております。」

He/She is not here at the moment.

at the momentをつける事で、今はいないけど割とすぐ戻りそう感が出ます。

「外出中です。」

He/She is away now.

awayを使う事で、帰社に時間がかかりそうという感じが出ます。

「今日はもう戻りません。」

He/She has left for the day.

そのまま、”He/She is not going back today.”でも大丈夫です。

「伝言を伺いましょうか?」

Would you like to leave a message?

“leave a message”が「伝言を残す」という事です。

「折り返し電話をするよう伝えましょうか?」

Should I have him/her call back ?

haveが思いつかなかった時は、”Should I tell him/her to call back?”でもOKです!

「お名前と連絡先を教えていただけますか?」

May I have your name and phone number ?

これを言って、名前が正確に聞き取れなかった時は素直に、

Could you spell that for me ?

「綴りを言っていただけますか?」で聞きましょう!

③切り方

相手からかかってきた電話を切る時は

Is there anything else I can help you with ?

と言って、他に用事が無いかを確認します。無ければ

Thank you for your call. Have a nice day.

で電話を切ります。「電話ありがとうございました。失礼します。」的な感じです。

英語での丁寧な言い回しは、下の記事内の4つが使えれば大丈夫です。

こちらからかける時の英語電話

今度は反対に、自分の方から英語で電話をかける時の表現です。

その前に、ここで1つだけお知らせをさせて下さい。

英語の電話対応:インスタで勉強1

英語習得マガジンのInstagramでは、電話対応だけでなく色々な日常の場面で使う”実用的な英語”をヴィジュアルで説明しています。

例えば先日の回では、簡単に真似できるネイティヴが使うフレーズをまとめました。⬇︎

電話対応以外の英語を英語習得マガジンのインスタで勉強

また、単語クイズやリスニングクイズも行っているので、まだフォローしていないという人はぜひお願いします!

スマホで気軽に勉強するのに使って下さい。

では、電話対応の英語解説に戻ります。

①最初の挨拶

This is (自分の名前) from (自分の会社名). Can I speak to (話したい人), please ?

「〜会社のーです。…さんはいらっしゃいますか?」

電話ではMy name isでなくThis isで名乗るのがポイントです。

折り返しの場合

折り返しの時は、名前と会社名を同じように名乗ってから、

I had a call from (電話してくれた人), so I’m calling back.

「…さんから電話をいただいたので、折り返しです。」

と伝えます。

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I’m calling backでなく、I’m returningでも良いです!

余裕があればいつ電話をもらったか、今日中なら”earlier”、昨日なら”yesterday”を付け足すとさらに分かりやすいと思います⬇︎

I had a call from (電話してくれた人) earlier, so I’m calling back.

みたいな感じで言うと、その人に繋いでくれるはずです。

②用件の伝え方

“May I ask why you are calling?”と用件を聞かれた場合は、

I would like to talk about (話したい用件)

と伝えれば、大丈夫です。

担当者がいない場合

英語習得マガジンライターTaiga

Taiga
もしも自分が話したい担当者がいない場合は、以下4つがオススメです。

かけなおして欲しい時

Could you tell (話したかった人の名前) to call back, please?

「かけ直すように言っていたただいてもうよろしいですか?」

大体の場合、“sure I will.”と言われます。

かけなおしたい時

What time should I call you again ?

「いつ頃にかけなおしたらよろしいでしょうか?」

メールで済む時

That’s OK. I will send (話したかった人の名前) an e-mail later.

「大丈夫です。メールしておきます。」

伝言を伝えて欲しい時

Can I leave a message, please?

「伝言を頼んでも良いですか?」

③切り方

自分からかけて切る時は

Thank you for your time. Have a nice day.

がとても好印象です!

ここまでで、基本的な電話対応のフレーズは終了です。

仕事で英語を使うに当たって、プレゼンをする事もありそうという方は下の記事も確認しておきましょう!

英語の電話対応で困った時に使える表現

最後に英語の電話対応で、困った時に使える表現を紹介します!

英語が聞き取れなかった時

電話ごしだと、英語がいくら出来る人でも聞き取れない時があります。そんな時は

Could you speak more slowly, please ?

「もう少しゆっくり話していただけますか?」

I’m afraid I can not hear you well.

「お声が遠いようなのですが。」

Could you say that again, please?

「もう一度言っていただけますでしょうか?」

の3つがとても便利ですので、メモしておきましょう!

クレームだった時

英語習得マガジンライターTaiga

Taiga
クレーム電話には、感情的にならず、話を聞く事で落ち着いてもらうのがコツです。

その時に絶対に知っておくべき表現が以下3つ。

Could you explain me the details, please?

「詳細を聞いてもよろしいでしょうか?」

これが言えると、冷静に話を聞こうとしている感じが伝わります。

I am truly sorry to hear that..

「それは本当に残念です。(心が痛みます。)」

In that case, I think (担当者やボスの名前) should deal with that.

「そういう事であれば、〜が対処します。」

と言って、OKそうならその担当者の人に繋ぐというのも大事です。

海外のメディアですが、コチラの記事がクレームの電話への対応の仕方がこまかく書いてあるので、興味があればどうぞ。

以上で、電話対応で重要な英語の解説は終わります。

英語習得マガジンライターTaiga

Taiga
しかしそもそも結局相手の言っている事が聞き取れないと、話になりません。

相手のアクセントに関係なく電話対応がスムーズに出来るように、普段からリスニングの訓練は欠かさず続けましょう!

英語の電話対応で大事な考え方

ここまで、英語の電話対応で大事な表現を伝えてきましたが、最後に大事なマインドセットをお伝えします。

①失敗を恐れない
②pleaseを忘れない
③他の人の真似をする

この中でも最も大事なのが、他の人の真似をするという事です。

他の英語が上手な人や、慣れている人の英語の電話対応を聞いておいて、その中から良いと思った事を盗むようにしましょう。

英語習得マガジンライターTaiga

Taiga
また、緊張する事がないよう慣れるまでは自分1人でイメトレをしておくと勝ち確です。

下の記事では、1人で出来るイメトレのヒントになるスピーキングの練習方法をまとめているので、チェックして下さい!